”Nu kan jag vara nära mina medarbetare”

Bollebygds förvaltningar har blivit mer chefstäta. Rektor Linda Andersson har numera ansvaret för två förskolor istället för tre. Arbetsglädjen har ökat, liksom förmågan att vara en närvarande chef. Hon tackar Chefoskopet för det.

Det var den 27 februari 2020. Kommunchefen Monica Holmgren i Bollebygd informerade cheferna i kommunen om att kommunen skulle ta hjälp av Suntarbetslivs verktyg Chefoskopet för att förbättra chefernas förutsättningar. Samma dag kom beskedet: ”Pandemin är här. Gå upp i höjd beredskap”. I Bollebygds kommun fanns sedan en tid tillbaka tanken att använda Chefoskopet, när Monica Holmgren kom ny som kommunchef 2019. På sitt håll hade hon själv försökt övertyga en tidigare arbetsgivare om nyttan med att använda Chefoskopet, utan att lyckas.

Men i Bollebygd var det krattat, hon kunde helt enkelt trycka på startknappen. När pandemin kom var Monica Holmgren inte den som gav upp i första taget. Planeringen fortsatte, fastän ingen riktigt visste hur framtiden skulle se ut.

– Där har jag varit lite besvärlig emellanåt. Jag har stått på mig för att vi ska genomföra det, med de förutsättningar vi har, berättar hon.  

Stor utmaning att arbeta digitalt

Det har gått som en dans, kan man säga. Fast kanske som en jenka snarare än en vals, för utmaningen med att arbeta digitalt var stor. Dels bygger Chefoskopet på fysiska träffar, dels innebar det digitala arbetssättet att kartläggningen av chefernas arbetsmiljö inte riktigt speglade den normala vardagen.

– Den chef som har en förskola på landet och en förskola i stan har mycket restid som inte kom med nu, till exempel. Liksom mycket annat som händer när man är på plats. Så vi i utbildningsförvaltningen kommer att göra om dagboksdelen i början av nästa år, förklarar Linda Andersson, förskolerektor.

Chefoskopet har ändå gett stora förbättringar för hennes möjlighet att vara en bra chef, trots att pandemin la vissa saker i skugga. Det är nu bestämt att ingen förskolerektor ska ha ansvar för fler än två förskolor, och fler än 25 medarbetare. Tidigare hade Linda Andersson hand om tre förskolor och mer än trettio medarbetare.

Det gör stor skillnad för arbetsglädjen.

– Det gör stor skillnad för arbetsglädjen! Jag hinner med. Och det relationella ledarskapet är viktigt för mig. Nu kan jag vara nära mina medarbetare och finnas till för dem. Återkopplingen från dem är att det märks i arbetsvardagen.

Stöd och stör

Andra förbättringar är att utbildningsförvaltningen har jobbat mycket med ”stöd” och ”stör” för den digitala arbetsmiljön. Det vill säga: vad är ”stöd” i den digitala miljön – vad motsvarar behoven i organisationen? Och vad är bara ”stör”?  En plan för dokumenthantering är uppdaterad, och en digital rektorshandbok är under arbete. 

– Dessutom har vi en pågående studiecirkel i ledarskap och kollegial utveckling som ledningsgruppen på utbildningsförvaltningen deltar i. Vi märkte att vi behövde mer kollegialt lärande. I Bollebygd fanns inga synliga problem för chefer innan de började arbeta med Chefoskopet. Kommunen ville helt enkelt ta ett steg till i utvecklingen av arbetsmiljön. Men det visade sig snabbt att många chefer var under press.

Vi ska rusta dem bättre.

– De känner att de står i ett korstryck med press från politik, från ovanstående chef, med krav på sig från medarbetare, från brukare, från anhöriga. Vi kan inte ta bort det.  Så ser chefens situation ut. Så vi ska rusta dem bättre, säger Monica Holmgren.

Delaktiga politiker

Kommunen har använt hela Chefoskopet i alla förvaltningar samtidigt. Bollebygd är litet, så sammantaget deltog omkring fyrtio chefer. Ett och ett halvt år efter starten har mycket hänt i alla förvaltningar. Enligt Monica Holmgren har en av de största framgångsfaktorerna varit att förankra starkt både nedåt och uppåt: en stark delaktighet från politiken och henne själv har ökat förtroendet för processen, och gett politikerna stor insyn i chefernas förutsättningar för sitt arbete. Under arbetet med Chefoskopet framgick att många chefer hade ansvar för fler medarbetare än de borde ha, och också för många kringuppgifter som tog tid från huvuduppdraget. Nu har förvaltningsledningarna tillsatt fler chefer, och det har de gjort inom befintlig budget. Bara socialförvaltningen har äskat pengar för en till chefstjänst, som redan är tillsatt. 

Fler vaktmästartjänster

Att behöva kånka bord och stolar, eller fixa trasiga glödlampor, ökade också stress och frustration. Dessutom fanns oklarheter ifråga om ansvar för fastigheten som upplevdes som irriterande – det var inte helt klart när verksamheten kunde räkna med att få hjälp med sådant som rörde själva huset de var i. De frågorna rymdes inte inom förvaltningarnas egna handlingsplaner. Därför har kommunens politiker fått en lista över förvaltningsgemensamma behov som behöver lösas, och det har också resulterat i en handlingsplan. I budgeten för nästa år kommer det till exempel att finnas pengar till två vaktmästartjänster, en miljö- och hållbarhetsstrateg, och en ansvarig för informationssäkerhet. Bland annat. Kommunstyrelsens arbetsgivarutskott var med på den första workshopen när kommunledningen tog fram syfte och mål, och la tidsplanen. De har delägt frågorna. Arbetsgivarutskottet har också varit med på två stormöten för att höra hur cheferna resonerar. Däremellan har kommunledningen tillsammans med processledaren för Chefoskopet träffat arbetsgivarutskottet vid några tillfällen för att informera.

– Det förpliktigar. Nu när vi knyter ihop säcken med vad vi måste lyfta upp kommunövergripande nivå, då är de med på banan. Det här förstår de, konstaterar Monica Holmgren. 

Äger frågan

I början var de verksamhetsnära cheferna oroliga för att projektet skulle bli en pappersprodukt, att effekten skulle bli liten. Det berättar processledaren Caroline Wermäng.

– Men sen har det nog blivit en förskjutning från tanken att de ska få andra förutsättningar när Chefoskopet är klart, till att det är de själva som bidrar till att förändra förutsättningarna. Att de kan tänka nytt, fördela om. Den insikten

gäller också kommunens ledningsgrupp, menar Ulrika Borg som är HR–chef och som har varit med och initierat processen med Chefoskopet i Bollebygd.

– Det är en av de främsta lärdomarna – att vi i vår ledningsgrupp äger frågan. Dessutom har vi skapat ett klimat som är öppet för den här typen av dialoger. Frågorna om chefers förutsättningar kommer hädanefter att lyftas fyra gånger om året i möten med kommunledning och förvaltningschefer.

Vi är till för att underlätta för cheferna