Bra att veta!

Här finns information om beräknad tidsåtgång, vilka aktiviteten riktar sig till och bra saker att tänka på inför genomförandet. Aktiviteten är indelad i tre steg där kunskap, resultatgenomgång och dialog varvas. Är det fler än fem personer som deltar kan det vara bra att dela in i mindre grupper under samtalen.

Under glödlampan finns bra saker att tänka på under respektive steg.

Beräknad tidsåtgång

  • Steg 1 är en introduktion och genomgång av resultatet från loggboken som tar cirka 20 minuter.
  • Steg 2 består av dialog som tar cirka 80 minuter.
  • Steg 3 är en summering av det som kommit fram under aktiviteten och tar cirka 20 minuter.

Tiden för de olika stegen är räknad i effektiv tid, så ha gärna lite marginaler för att ha tid med en fikapaus. Tänk också på att ju större grupp ni är desto längre tid kan behövas.

Vem vänder sig aktiviteten till?

Den riktar sig till verksamhetsnära chefer som deltar i en utforskning av chefers organisatoriska förutsättningar med hjälp av Chefoskopet. Gruppen deltar tillsammans med deras chef. Aktiviteten kräver inga förkunskaper men deltagarna ska ha fyllt i en loggbok innan denna aktivitet och ha med sig sitt egna resultat. Gruppens samlade resultat tar processledaren med sig till aktiviteten.

Att förbereda innan

  • Analysera gruppens gemensamma resultat av loggboken de fyllt i inför denna aktivitet.
  • Sammanställ analysen i en presentation.

Arbetstidens fördelning

I den här aktiviteten utforskar ni hur chefer fördelar sin arbetstid och vilka konsekvenser det får för verksamheten. Ni ska tillsammans komma fram till vilka organisatoriska förutsättningar som behöver förändras hos er. Underlaget kommer från sammanställningen av den loggbok ni tidigare fyllt i. Resultatet blir ett stöd för kommande dialog med övergripande ledning om organisationens styrkor och utvecklingsområden.

Cirka 10 minuter

Lyssna på forskningsresultaten

I det här poddinslaget berättar forskarna Linda Corin och Erik Berntsson om resultatet från det tvärvetenskapliga projektet Chefios. Ni får höra vad cheferna som deltog i studien lägger sin tid på och varför det är viktigt att synliggöra deras faktiska arbetsuppgifter.

Cirka 20 minuter

Så fördelar ni er arbetstid

Ni har tidigare fyllt i en loggbok över hur ni fördelat er arbetstid under en normalvecka. Det sammanlagda resultatet från gruppen tydliggör ett mönster som ni nu ska titta närmare på.

Hur används tiden?

Gör så här

  • Titta tillsammans på grafiken som visar gruppens sammanlagda resultat och reflektera över vad den visar. Känns den rimlig? Finns det något som sticker ut?

Cirka 5 minuter

Jämför med ditt eget resultat

Titta på gruppens resultat och jämför med din egen arbetssituation.

GÖR SÅ HÄR

  • Vilka skillnader och likheter finns det mellan ditt individuella resultat och gruppens?

Cirka 20 minuter

Sortera dina arbetsuppgifter

Använd piltavlan för att sortera dina arbetsuppgifter. Gröna är sådana som ingår i uppdraget, gula är sådana som stödjer uppdraget, medan röda arbetsuppgifter varken ingår i eller stödjer uppdraget.

Gör så här

  • Fundera över vilka av dina arbetsuppgifter som kan beskrivas som gröna, gula och röda. Skriv några exempel under respektive kategori.
  • Uppskatta hur stor andel av din totala arbetstid som går åt till arbetsuppgifter för respektive kategori.
  • Fundera över vad som påverkar att det ser ut som det gör.

Cirka 30 minuter

Konsekvenser för verksamheten

Beroende på hur arbetstiden fördelas får det konsekvenser för verksamheten. Dela in er i mindre grupper för att prata om vilka dessa är.

Vilka blir konsekvenserna?

Gör så här

  • Berätta för varandra om er arbetssituation baserat på loggboken och reflektioner kring piltavlan.
  • Vad påverkar hur ni fördelar er arbetstid och i vilken grad leder denna fördelning uppdraget framåt? Finns det någon arbetsuppgift, grupp eller plats som ni skulle vilja ägna mer eller mindre tid åt?
  • Identifiera gemensamma faktorer som påverkar hur arbetstiden fördelas mellan gröna, gula och röda arbetsuppgifter. Har ni en bra balans mellan grönt och gult? Har ni för stor andel röda?
  • Identifiera några faktorer som påverkar hur arbetstiden fördelas. Går det att ta bort arbetsuppgifter som är röda och i sådana fall hur?

Cirka 20 minuter

Summera era slutsatser

Återsamlas i helgrupp och sammanfatta och dokumentera era viktigaste slutsatser som blir till medskick för att underlätta kommande utvecklingsarbete.

Gör så här

  • Prioritera 1–3 områden som organisationen bör fokusera på.
  • Ge några förslag på konkreta åtgärder inom respektive område.

Bra jobbat!

Nu har ni identifierat några viktiga åtgärder för att skapa bättre förutsättningar för er och för verksamheten.