Välkommen

Att utveckla chefers organisatoriska förutsättningar är enklare med hjälp av Chefoskopet. I filmen om den fiktiva organisationen Västra Söderbotten visas resultatet av ett lyckat förändringsarbete.

Se filmen Start (2 min)

Ett stöd för utvecklingsarbete

Chefoskopet är ett verktyg som sätter fokus på chefers organisatoriska arbetsmiljö och vänder sig till ledningsgrupper på flera nivåer. Syftet är att skapa förutsättningar för att chefer ska kunna utföra sitt uppdrag och samtidigt må bra. En väl fungerande organisation gynnar både chefer, medarbetare och verksamheten. De kunskaper och metoder som presenteras bygger på resultat och erfarenheter från forskningsprojektet Chefios.

Bakom verktyget står Suntarbetsliv som drivs av arbetsmarknadens parter inom kommun- och regionsektorn.

Ett verktyg med två delar

Chefoskopet är uppdelat i två delar, Kunskaper och Metoder, som delvis vänder sig till olika målgrupper.

Kunskaper är en bra grund för övergripande ledning som behöver skapa samsyn kring vad organisatoriska förutsättningar handlar om och vilka synsätt som finns i den egna organisationen. När grunden är lagd handlar nästa del, Metoder, om att undersöka hur det faktiskt ser ut för de verksamhetsnära cheferna för att sedan kunna prioritera och fatta kloka beslut om åtgärder.

En översikt av Chefoskopet

Kunskaper består av avsnitten Förstå, Utforska och Förändra. Hur lång tid den delen tar att genomföra beror på hur ni lägger upp arbetet. En rekommendation för att hålla arbetet aktuellt för alla inblandade är att det inte går alltför lång tid mellan de tillfällen ni ses.

Metoder består av fyra steg i en sammanhängande process: Inventera behov, Kartlägga, Dela värld samt Åtgärda och följ upp. Hur lång tid den här delen av Chefoskopet tar beror på hur ni lägger upp arbetet utifrån det syfte och mål ni tar fram. Tidsåtgången beror också på hur många verksamhetsnära chefer som ska ingå i kartläggningen och hur tätt ni bokar in aktiviteterna.

Till respektive del finns ett stöd till processledaren. I Metoder ligger även instruktioner i direkt anslutning till de olika aktiviteterna.

Ett systematiskt arbetssätt

Chefoskopet är uppbyggt enligt ett systematiskt arbetssätt: kartlägga, analysera, åtgärda och följa upp. Kunskaper är grunden för hela arbetet.

Om forskningen bakom

Chefoskopet bygger på Chefios, ett omfattande forsknings- och utvecklingsprojekt. Mer om Chefios, poddar med forskarna och publikationer finns här.

Roller i utvecklingsarbetet

Ett aktivt utvecklingsarbete behöver förankring och stöd i flera delar av organisationen. Tänk igenom vilka som är viktiga att involvera för att få ett hållbart resultat. Bilden nedan är klickbar och förklarar hur begrepp används i Chefoskopet. Gå igenom den för att se vem eller vilka hos er som har dessa roller. Finns det till exempel en beställare som ger ett uppdrag? Vem har mandat att fatta beslut, och hur ser ert samverkanssystem ut?

Processägare
Stäng Stäng

Processägare

Representant, från den övergripande ledningen, som på uppdrag av politiker, högsta tjänsteman eller den övergripande ledningen tilldelats ägarskap över arbetet med Chefoskopet.
  • Initierar och planerar arbetsprocessen samt säkrar finansiering.
  • Rekryterar, och formulerar uppdragsbeskrivning för processledare.
  • Säkerställer att arbetsprocessen och resultat förankras på relevanta nivåer.
  • Ansvarar för samverkan kring syfte, mål, arbetsprocessens upplägg och resultat.
  • Säkerställer att genomförandeplanen motsvarar beställningen.
  • Fattar beslut vid svårare prioriteringar eller hinder.
  • Deltar i relevanta aktiviteter, som till exempel analyser och sammanfattningar.
  • Förankrar och legitimerar arbetet med Chefoskopet i organisationen.
Processledare
Stäng Stäng

Processledare

Person eller personer som planerar och driver arbetet med Chefoskopet.
  • Förbereder och leder aktiviteter i Kunskapsdelen.
  • Förbereder och leder kartläggningar och aktiviteter i Metoddelen.
  • Sammanställer och analyserar resultat tillsammans med bland annat processägaren.
  • Förankrar arbetet kontinuerligt med processägaren.
Beställare
Stäng Stäng

Beställare

Förtroendevalda politiker eller högsta tjänstemän med mandat att fatta beslut om verksamhetens finansiering, organisering och bemanning. Beställaren kan delegera hela eller delar av sitt ansvar till processägaren, organisationens högsta tjänsteman eller den övergripande ledningen.
  • Värderar organisationens behov av Chefoskopet, beställer behovsinventering och fördjupad kartläggning.
  • Godkänner och finansierar arbetsprocessen och genomförandet av den övergripande handlingsplanen.
  • Följer upp den övergripande handlingsplanen och dess effekter.
Övergripande ledning
Stäng Stäng

Övergripande ledning

Ledningsgrupp med chefer på A-nivå, direkt underställd politisk nämnd eller styrelse med övergripande ansvar för organisationen eller ett verksamhetsområde. Exempelvis ledningsgrupper med kommunchef, regiondirektör, förvaltnings- och divisionschefer eller VD. Chefer för stabsfunktioner kan även ingå.
  • Deltar i aktiviteter i Kunskapsdelen.
  • Deltar i vissa aktiviteter i Metoddelen.
  • Ansvarar för genomförande och uppföljning av den övergripande handlingsplanen.
Chefer för stabsfunktioner
Stäng Stäng

Chefer för stabsfunktioner

Chefer med ansvar för stabs- eller stödfunktioner. Exempelvis HR, ekonomi, verksamhetsutveckling, kommunikation och IT.
  • Deltar i vissa aktiviteter i både Kunskapsdelen och Metoddelen.
Verksamhetsnära chefers chef
Stäng Stäng

Verksamhetsnära chefers chef

Chef på B-nivå som leder verksamhetsnära chefer och har ett övergripande ansvar. Exempelvis avdelningschefer, verksamhetschefer eller motsvarande som i regel är direkt underställd förvaltningschef eller VD.
  • Deltar i aktiviteter i Metoddelen.
  • Ansvarar för handlingsplanen över de åtgärder som kan genomföras på avdelnings- eller verksamhetsnivå.
Samverkan
Stäng Stäng

Samverkan

Består av arbetsplatsträffar* samt samverkansgrupper på övergripande och central nivå. Samverkansgrupper förutsätter ett lokalt samverkansavtal mellan arbetsgivaren och de fackliga arbetstagarorganisationerna. Saknas ett sådant gäller den arbetsrättsliga lagstiftningen – MBL och AML.
  • Bereder ärenden som rör verksamheten, dess utveckling och arbetsmiljö på relevant nivå. I genomförandet av Chefoskopet sker samråd förslagsvis före genomförande och beslut kring syfte, mål, arbetsprocessens upplägg och resultat.
*Arbetsplatsträffar behandlar frågor som rör arbetsgruppen och omfattar inget partsförhållande
Verksamhetsnära chefer
Stäng Stäng

Verksamhetsnära chefer

Chefer på C-nivå som leder medarbetare och har det övergripande ansvaret för personal, verksamhet och budget inom sin enhet, område eller avdelning. Exempelvis enhetschefer, rektorer och avdelningschefer.
  • Deltar i kartläggningar och aktiviteter i Metoddelen.
  • Ansvarar för handlingsplanen över de åtgärder som kan genomföras på arbetsplatsnivå.

Faktorer som underlättar utveckling

Det finns många faktorer som samspelar i ett utvecklingsarbete. Den här modellen från Chefiosforskningen beskriver vilka nyckelfaktorer som spelar in vid en utvecklingsprocess i en komplex organisation. Klicka på knapparna för att läsa mer om de olika faktorerna.

Spridning
Stäng Stäng

Spridning

Uppmuntra lärande
Organisationer som i stor utsträckning sprider information och lärdomar till viktiga aktörer, både inom och utom organisationen, skapar ett större handlingsutrymme för genomförande av förändringar. Att sprida lärdomar kan handla om att samtala med andra om hur arbetet med kartläggning går till eller att förmedla kunskap om organisatoriska förutsättningar.
Pedagogiskt förhållningssätt
Stäng Stäng

Pedagogiskt förhållningssätt

Uppmuntra lärande
Vid såväl utforskandet av chefers organisatoriska förutsättningar som vid analys och diskussioner är det bra att skapa ett lärandeklimat. Exempelvis göra det tydligt att det är ett gemensamt utforskande där alla bidrar till att skapa kunskap om hur det ser ut i organisationen. Ett annat exempel är att tydliggöra att det är fokus på organisation och inte på enskilda individers prestationer. Ledningsgrupper som för en dialog om olika aspekter i den organisatoriska arbetsmiljön lyckas bättre med att få gemensamma målbilder som underlättar förändringsarbetet. Ta hjälp av erfarna processledare.
Omvärldens påverkan
Stäng Stäng

Omvärldens påverkan

Ha koll på omgivningen (externt)
Omvärldens påverkan på ett utvecklingsarbete är självklart svår att förutse. Men insikten om omvärldsberoendet är viktig. Kanske leder en ny politisk majoritet i kommunen till omorganisationer? Kanske måste ni förhålla er till en ny lagstiftning? Det finns flera omvärldsfaktorer som kan leda till att ni behöver tänka om under en utvecklingsprocess.
Bridging
Stäng Stäng

Bridging

Ha koll på omgivningen
Det som forskningen kallar "bridging", handlar om att se vilka intressen som redan finns i organisationen för att förbättra chefers förutsättningar och sedan bygga vidare på dem. Det kan exempelvis handla om pågående översyner av organisationen eller att det finns nedslag i revisioner som pekar på organisatoriska brister. Då finns redan ett intresse i organisationen som kan vara lyckat att haka på. Detta ger också chefer handlingsutrymme inom ramen för ordinarie verksamhet och belastar därför inte cheferna ytterligare. Det är ett bra sätt att ta vara på chefens tid för utveckling av organisationen.
Legitimitet och förankring
Stäng Stäng

Legitimitet och förankring

Äg frågan
Att högsta ledningen står bakom arbetet med att utforska och förändra chefers förutsättningar och att det görs med forskning som kunskapsbas ger goda möjligheter att få legitimitet och utrymme att genomföra förändringar. Förankra upplägget och tankarna bakom utvecklingsarbetet för att öka möjligheterna att lyckas.
Brett ägande
Stäng Stäng

Brett ägande

Driv frågan
Hur många av organisationens personer och funktioner som äger och driver utvecklingsarbetet har betydelse för resultatet. Om fler driver blir medarbetare engagerade. När medarbetare blir engagerade blir ledningen mer engagerad. Det blir en positiv spiral. Förankra era tankar väl för att skapa ett brett ägande av frågan. Kontinuitet bärs ofta av individer. När drivande personer slutar är det viktigt med kunskapsöverföring till andra personer för att hålla processen vid liv.
Stöd i förändringsarbetet
Stäng Stäng

Stöd i förändringsarbetet

Driv frågan
Processtödjare gynnar förändringsarbetet. Det kan vara interna eller externa personer som kan bidra med att underhålla utvecklingsprocessen på en övergripande nivå. De kan bidra med att stötta de lokala processledarna men även med direkt stödjande insatser, ex stödja ledningsgruppens utveckling eller vara behjälpliga vid analys och pedagogisk presentation av resultat.
Processledare
Stäng Stäng

Processledare

Driv frågan
En viktig motor i utvecklingsarbete är lokala processledare. De har en gränsöverskridande roll, översätter kartläggningsresultat och driver på ledningsgruppen utan att bli ensamma ägare av processen. De bidrar till att underhålla utvecklingsprocessen och sprida arbetet internt.
Levande handlingsplan
Stäng Stäng

Levande handlingsplan

Åtgärda och följ upp
Förmågan att arbeta strategiskt i en utvecklingsprocess och kommunicera med rätt personer och funktioner i organisationen underlättas av att handlingsplanerna används som ett operativt verktyg. Det handlar om att kontinuerligt ta upp handlingsplanen på ledningsgruppens agenda och följa upp resultat. Resultaten är i praktiken de handlingar som utförs som påverkar chefers förutsättningar.

5 viktiga kom-ihåg-punkter

  • Äg frågan

    • Gör frågan angelägen och dela målbild.
  • Driv frågan

    • Tillför drivande personer med mandat och personer som stöttar processen.
  • Uppmuntra ett gemensamt lärande

    • Både inom och utanför organisationen.
  • Ha koll på omgivningen

    • Både inom och utanför organisationen.
  • Åtgärda och följ upp

    • Genomför och följ upp åtgärder som påverkar organisatoriska förutsättningar för chefer. Fira uppnådda delmål!

Utse en erfaren processledare

För att genomföra hållbara förändringar och utveckla övergripande strukturer i en organisation behöver olika intressenter samarbeta. För det första krävs det att övergripande ledning förstår sitt ägarskap av frågorna och är involverade i arbetet, men det behövs även en erfaren processledare som kan skapa förutsättningar för lärande och dialog.

Processledaren är den som planerar och driver arbetet framåt på uppdrag av processägaren. Det handlar också om att våga utmana organisationen med nya tankar och idéer, bidra med metoder som skapar förutsättningar för engagemang och som bäddar för ett klimat där många perspektiv ryms.

Kunskap är nyckeln

När ni väljer att jobba med Chefoskopet får ni stöd och hjälp för att utveckla chefers organisatoriska förutsättningar. Om chefen har bra förutsättningar utvecklas även verksamheten. Men allt handlar om att kunna förstå för att kunna ta reda på vad som behöver utvecklas.