Västra Söderbottens förändringsresa del 2

Vad handlar chefers organisatoriska förutsättningar om? En arbetsgrupp tillsätts för att ta reda på det.

Se introfilmen (2.5 min)

Förstå organisatoriska förutsättningar

När man pratar om ledarskap tänker många på chefers förmåga att leda och möjligheten till utveckling. Det är bra. Väger man också in organisatoriska förutsättningar, som till exempel antal medarbetare per chef, närhet till medarbetare och chefers handlingsutrymme, är det ännu bättre. Båda perspektiven behövs. Chefoskopet riktar fokus just mot chefers organisatoriska förutsättningar att utföra sitt uppdrag.

I den här delen av Chefoskopet får ni förståelse för vilka förutsättningar som kan finnas inbyggda i organisationen och hur kunskap om dessa öppnar för möjligheter att ta kloka beslut, förändra och utveckla. Ni får en förståelse för chefens nyckelposition i organisationen och en inblick i hur andra arbetat för att utveckla chefers förutsättningar. Dessutom får ni möjlighet att reflektera kring olika synsätt som kan finnas i er egen organisation. Välkomna hit.

Organisatoriska förutsättningar

Verksamhetens art påverkar på olika sätt möjligheten att utveckla såväl verksamheten som arbetsmiljön. Vissa organisatoriska förutsättningar är gemensamma för många organisationer oavsett verksamhet, till exempel antal medarbetare per chef, tillgång till utbildade medarbetare och fungerande IT-system. Andra förutsättningar påverkar mer i vissa verksamheter än i andra.

Organisatoriska förutsättningar spelar roll för både chefer och deras medarbetare. Det påverkar chefers möjligheter att utföra ett bra arbete och må bra i sin roll. Klicka på symbolerna nedan och fundera över vilka organisatoriska förutsättningar som har mest betydelse för er?

Chefsuppdraget

  • Chefsuppdragets omfattning och tydlighet.
  • Chefens befogenheter och handlingsutrymme.
  • Chefens närhet eller avstånd till beslutsfattare.

Mål och organisation

  • Grad av samsyn kring vilka mål som är möjliga att uppnå.
  • Förankring av målen i organisationen.
  • Målens koppling till prioriteringar och resurser.
  • Grad av samsyn kring hur organisationen fungerar.
  • Tydlighet i beslutsstrukturer.
  • Organisationsstruktur som stödjer samordning för en fungerande verksamhet.

Arbetsledning

  • Antal medarbetare per chef.
  • Verksamheten är utspridd eller geografiskt sammanhållen.
  • Medarbetaromsättning.
  • Tillgång till medarbetare med rätt kompetens som också stannar.
  • Förväntningar på chefens tillgänglighet.
  • Medarbetare och ekonomiska resurser anpassat för uppdraget.

Stöd i arbetet

  • Expertstöd till exempel HR, ekonomiavdelning och företagshälsovård.
  • Administrativt stöd.
  • Mötesplatser för dialog mellan chefer och medarbetare.
  • Mötesplatser för dialog mellan chefer och beslutsfattare.
  • Uppdragsdialog med närmsta chef.
  • Kollegialt stöd.
  • Prioriteringsstöd vid förändrade omvärldsfaktorer som påverkar verksamheten.
  • System för introduktion av nya medarbetare.
  • Anpassade lokaler, utrustning och teknik.
  • Funktionella IT-system och tillgång till support.

Diskutera

Vad gör vi redan idag för att förbättra chefers förutsättningar? Vilka förutsättningar känns viktigast för oss att utforska och utveckla vidare?

Förutsättningar gör skillnad

För att lyckas med ett utvecklingsarbete över tid behöver ni utgå från er egen organisation – den verklighet ni befinner er i – för att kunna synliggöra chefers förutsättningar och analysera hur de påverkar verksamheten. Möt Annika Härenstam som berättar om vikten av att ta reda på hur det ser ut i den egna organisationen.

Diskutera

Vilka positiva erfarenheter av förändrade strukturer har vi? Hur har de påverkat effektiviteten och arbetsmiljön för chefer och medarbetare?

Chefens nyckelposition

I alla organisationer finns olika delar som på ett eller annat sätt samverkar för att uppnå gemensamma mål. Man kan se det som två nivåer. Den strategiska nivån – där övergripande strategier och mål formuleras. Och den operativa nivån – där kärnverksamheten utförs. Första linjens chef är länken mellan dessa nivåer och behöver ha möjlighet att kunna kommunicera åt båda håll. I den här filmen får ni en  förståelse för chefens nyckelposition och vikten av kunskap om de olika perspektiven.

Diskutera

Vilka goda exempel har vi på fungerande mötesplatser där information kan flöda mellan den strategiska och operativa nivån?

Hur tänker ni?

Olika typer av ledarskap fungerar bra eller mindre bra i olika verksamheter. Förutsättningarna i organisationen påverkar chefers möjligheter att göra ett bra jobb. När organisationer till exempel ska stärka chefer eller ledarskapet skiljer sig insatserna åt beroende på vilket perspektiv som finns i organisationen. Finns det ett individ- eller organisationsperspektiv? Eller båda två? Det påverkar – även på strategisk nivå.

Nedan kan ni titta närmare på några perspektiv som kan finnas kring just chefer och ledarskap. Hur ser det ut i er egen organisation? Fundera först på egen hand – vad stämmer bäst med hur ni tänker och agerar? Prata sedan ihop er och dra knappen dit ni tycker att den passar bäst. Stanna sedan upp och reflektera över kommentaren som dyker upp: Känner ni igen er? Hur tror ni att ett annat perspektiv skulle kunna stärka er organisation?

Så ser vi på chefskap i vår organisation

  • Det är i huvudsak chefens ansvar att se till att verksamheten fungerar effektivt.
  • Det är i huvudsak ledningens ansvar att se till att chefen har goda förutsättningar att leda verksamheten effektivt.

    Fokus i organisationen ligger på chefen som individ. Ett bra ledarskap utgår från att ha rekryterat rätt person.

    Chefskapet handlar mest om vem ledaren är, även om man behöver ta viss hänsyn till hur arbetsplatsen ser ut.

    Chefskapet handlar till stor del om att se till den situation ledaren befinner sig i. Vissa chefer kan dock behöva extra stöd för att fungera bra.

    Chefskapet handlar inte så mycket om vem som är ledare utan mer om hur organisationen ser ut.

    Så tänker vi när en chef får ”röda siffror” i medarbetarenkäter

    • Vi gör en plan för att få chefen att växa i sin roll.
    • Vi funderar över vilka förutsättningar chefen har för att göra ett bra jobb.

      Fokus i organisationen ligger på chefen som individ. Ledarskapsutbildningar eller omplaceringar hjälper till vid ”röda siffror” i medarbetarenkäter.

      Det är vanligt att tänka i termer av ”är det rätt person på rätt plats?” Och ”vissa medarbetare är problematiska – kanske kan chefen hjälpas genom chefsstöd?”

      Det finns en förståelse för att det är en besvärlig situation att vara chef i. Punktinsats görs på uppenbara problem. Kanske får chefen hjälp att prioritera arbetsuppgifter vid hög arbetsbelastning och stöd utifrån?

      Det är vanligt att tänka i termer av ”organisationen måste ses över först för att chefen ska få en chans att göra ett bra jobb”. Det blir inte bättre i längden av att byta ut chefen eller göra punktinsatser.

      Så tänker vi när det uppstår resursbrist i verksamheten

      • Det är chefens ansvar att prioritera om, så att budgeten inte överskrids.
      • Det är ett gemensamt ansvar i hela ledningssystemet att resurserna anpassas till uppdraget.

        Fokus i organisationen ligger på chefen som individ. Vissa chefer är bättre lämpade för att hantera de utmaningar som ställs på verksamheten med jämna mellanrum.

        När resursbrister uppstår i organisationen hanterar en bra och erfaren chef oftast detta. Ibland är det bra med externt chefsstöd och hjälp med prioriteringar.

        Fokus i organisationen ligger på en kombination av organisatoriska förutsättningar och chefen som individ. Genom att se till arbetssituationen kan man många gånger hjälpa den enskilda chefen att hitta lösningar.

        Organisationen och dess förutsättningar står i centrum. Att hitta en bra balans mellan mål och medel är riktmärket för att en chef ska kunna verka på bästa sätt.

        Så gör andra

        Stadsdelen Centrum i Göteborg och Södertälje kommun är två verksamheter som utvecklat chefers organisatoriska förutsättningar. Här berättar de om hur resultatet påverkat chefer, medarbetare och dem verksamheten är till för.

        Fortsätt till Utforska

        Nu har ni fått ta del av kunskaper om vad organisatoriska förutsättningar handlar om. Förutsättningarna kan skilja sig åt beroende på verksamhet och det är därför viktigt att ta reda på hur det ser ut i den egna organisationen.

        Nästa del av Chefoskopet – Utforska – handlar om vilka aspekter av organisationen som kan vara betydelsefulla att utforska för att få en gemensam bild av nuläget.