Bra att veta!

Här finns information om beräknad tidsåtgång, vilka aktiviteten riktar sig till och bra saker att tänka på inför genomförandet. Aktiviteten är indelad i tre steg där kunskap och dialog varvas. Är det fler än fem personer som deltar kan det vara bra att dela in i mindre grupper under samtalen.

Under glödlampan finns bra saker att tänka på under respektive steg.

Beräknad tidsåtgång

  • Steg 1 är en introduktion och genomgång av de delar i behovsinventeringen som beskriver förutsättningar för kommunikation. Denna del tar cirka 20 minuter.
  • Steg 2 består av dialog baserad på påståenden som tar cirka 60-90 minuter.
  • Steg 3 är en summering och dokumentation av det som kommit fram under aktiviteten och tar cirka 20 minuter.

Tiden för de olika stegen är räknad i effektiv tid, så ha gärna lite marginaler för att ha tid med en fikapaus. Tänk också på att ju större grupp ni är desto längre tid kan behövas.

Vem vänder sig aktiviteten till?

Den här aktiviteten riktar sig både den deltagande chefsgruppen och den övergripande ledningen, var för sig. Den kräver inga förkunskaper eller förberedelser för deltagarna.

Att förbereda innan

  • Tänk igenom hur de organsatoriska förutstättningarna kan påverka förutsättningarna för kommunikation. Utgå från behovsinventeringsformulärets första del.

Kommunikationsvägar och stöd

I den här aktiviteten ska ni titta på hur möjligheten att kommunicera och få stöd påverkar de verksamhetsnära chefernas arbetssituation.

Forskning visar att ett väl anpassat stöd är en viktig förutsättning för chefens möjlighet att utföra sitt uppdrag. Och bra förutsättningar för kommunikation med såväl medarbetare som högre ledning ökar möjligheten att arbetsleda sin personal, skapa en god arbetsmiljö och åstadkomma bra resultat i verksamheten.

Cirka 5–10 minuter

Tydliga kommunikationsvägar

I den här filmen beskrivs vilka organisatoriska förutsättningar som behövs för en god kommunikation och hur det kan se ut där det fungerar bra och mindre bra.

Klicka för att visa tips för övningen

Tips!

Målet med denna reflektion är att tillsammans och på ett så objektivt sätt som möjligt beskriva dels hur förutsättningarna för kommunikation ser ut och dels hur det strukturella stödet ser ut. Det är också relevant att beskriva hur detta skapar mer eller mindre goda förutsättningar för chefsuppdraget.

Cirka 20 minuter

Så ser behoven ut hos er

Med hjälp av den behovsinventering som gjordes i början av denna utvecklingsprocess ska ni nu titta på hur förutsättningarna för kommunikation och stöd ser ut hos er.

Vilka förutsättningar har vi?

Gör så här

  • Reflektera enskilt över behovsinventeringen. På vilka sätt kan den data som finns där påverka hur lätt eller svårt det är att kommunicera uppåt och nedåt i organisationen? Och hur påverkas möjligheterna att få ett avlastande stöd?
  • Dela era tankar med varandra.
  • Skriv ner en kort sammanfattning av det ni kommer fram till.

Egna noteringar

Klicka för att visa tips för övningen

Fakta från forskningen

Forskning visar att väl fungerande organisationer erbjuder sina chefer goda förutsättningar att fatta rätt beslut. Det innebär bland annat att det finns goda möjligheter till kommunikation och dialog om verksamhetens riktning, mål och behov. Väl fungerande organisationer erbjuder också goda förutsättningarna för gemensam problemlösning och stöd i att hantera den obalans som ibland uppstår, till exempel mellan krav och resurser.

Cirka 60–90 minuter

Titta på helhetsbilden

Nedan följer 15 påståenden som ni tillsammans ska ta ställning till. När ni gjort det får ni en bild av hur det ser ut i er verksamhet.

Grön illustration av en hand som håller i en checklista med en penna framför.

Gör så här

  • Läs ett påstående i taget och kom tillsammans överens om var reglaget ska placeras på skalan. Motivera placeringen med några korta minnesanteckningar.
  • När samtliga påståenden besvarats får ni en helhetsbild och kan se vilka organisationens styrkor respektive svagheter är. Hur påverkar dessa chefernas arbetsmiljö och förutsättningar?

Egna noteringar

Förutsättningar för kommunikation

De första sju påståendena handlar om förutsättningarna för bra kommunikation.
1 / 7

Verksamhetsnära chefer har tillräcklig kunskap om hur det övergripande strategiska arbetet bedrivs i organisationen.

  • Stämmer mycket dåligt
  • Stämmer ganska dåligt
  • Stämmer i viss mån
  • Stämmer ganska bra
  • Stämmer mycket bra

    I en väl fungerande organisation finns en ömsesidig respekt mellan den övergripande och den verksamhetsnära nivån. Chefer på respektive nivå har kunskap om roller och uppdrag inom den andra nivån. Den verksamhetsnära chefen ska också veta vart han eller hon kan vända sig i olika frågor.

    2 / 7

    Högre chefer har tillräcklig kunskap om verksamheten för att kunna fatta väl underbyggda beslut.

    • Stämmer mycket dåligt
    • Stämmer ganska dåligt
    • Stämmer i viss mån
    • Stämmer ganska bra
    • Stämmer mycket bra

      Det är viktigt att beslutsfattare har kunskap om verksamheten, i den utsträckning som krävs för att besluten ska bli praktiskt genomförbara i alla delar av organisationen.

      3 / 7

      Politiker har tillräcklig kunskap om verksamheten för att kunna fatta väl underbyggda beslut.

      • Stämmer mycket dåligt
      • Stämmer ganska dåligt
      • Stämmer i viss mån
      • Stämmer ganska bra
      • Stämmer mycket bra

        Det är viktigt att beslutsfattare har kunskap om verksamheten, i den utsträckning som krävs för att besluten ska bli praktiskt genomförbara i alla delar av organisationen.

        4 / 7

        När politiker fattar beslut om nya eller ändrade uppdrag som rör vår verksamhet, kommuniceras dessa nedåt i organisationen på ett sätt som underlättar genomförandet.

        • Stämmer mycket dåligt
        • Stämmer ganska dåligt
        • Stämmer i viss mån
        • Stämmer ganska bra
        • Stämmer mycket bra

          Tydligheten i de mål och uppdrag som formuleras på politisk nivå påverkar chefernas möjligheter att omsätta dem i verksamheten. Därför behöver mål och uppdrag också kommuniceras på ett bra sätt i alla led, t ex genom så kallade uppdragsdialoger. En väl fungerande organisation säkerställer att nya mål och uppdrag inte står i motsats till redan befintliga mål eller lagstiftning och att det finns resursers att omprioritera eller avsätta till de nya uppdragen.

          5 / 7

          Det finns rutiner för hur obalans mellan mål och medel ska lösas mellan formella budgetprocesser.

          • Stämmer mycket dåligt
          • Stämmer ganska dåligt
          • Stämmer i viss mån
          • Stämmer ganska bra
          • Stämmer mycket bra

            Ad hoc-lösningar på strukturella problem som ofta återkommer och som handlar om obalans mellan mål och medel, kan skapa svåra situationer. Därför behövs fungerande rutiner för att hjälpa den verksamhetsnära chefen att hantera sådan obalans.

            6 / 7

            Det finns fungerande mötesarenor där verksamhetsnära chefer kan få stöd att lösa problem som de inte har tillräckliga resurser eller befogenheter att klara av på egen hand.

            • Stämmer mycket dåligt
            • Stämmer ganska dåligt
            • Stämmer i viss mån
            • Stämmer ganska bra
            • Stämmer mycket bra

              En formaliserad mötesstruktur, t ex ledningsgruppsmöten, är viktig för att kunna diskutera problem som den enskilde chefen inte själv kan lösa. Sådana dialoginriktade möten skapar gemensam förståelse och lärande, vilket underlättar chefsarbetet. Det är därför viktigt att klimatet är öppet och tillitsfullt på sådana mötesarenor.

              7 / 7

              Det finns regelbundna enskilda möten mellan den verksamhetsnära chefen och dennes närmsta chef.

              • Stämmer mycket dåligt
              • Stämmer ganska dåligt
              • Stämmer i viss mån
              • Stämmer ganska bra
              • Stämmer mycket bra

                Den verksamhetsnära chefen har en nyckelposition. Genom att vara den som förmedla riktning och mål, följer upp aktiviteter och resultat, genomför lönerevision et cetera, på ett sätt som skapar mening och engagemang hos medarbetarna. Den verksamhetsnära chefen ska också att förmedla viktig information/kunskap om verksamheten vidare till beslutsfattare på nästa hierarkiska nivå. För att detta ska fungera krävs regelbundna möten mellan de olika chefsleden. Hela kedjan måste fungera!

                Tillgång till stödresurser

                Nedan kommer åtta olika påståenden som handlar om de verksamhetsnära chefernas förutsättningar att få det stöd och de resurser som behövs.
                1 / 8

                Det finns tillräckligt praktiskt stöd att tillgå för verksamhetsnära chefer. Exempel: vaktmästare, assistentuppgifter så som stöd i lokalfrågor, hjälp med möten, kontorsmaterial, ”fixafrågor”, bilar, larm etc

                • Stämmer mycket dåligt
                • Stämmer ganska dåligt
                • Stämmer i viss mån
                • Stämmer ganska bra
                • Stämmer mycket bra

                  Om den verksamhetsnära chefen inte har tillgång till stöd för att lösa praktiska problem behöver den tiden tas från andra arbetsuppgifter. Arbetsuppgifter som i större utsträckning är en del av chefsuppdraget och bidrar till att föra verksamhetens utveckling framåt.

                  2 / 8

                  Det finns fungerande administrativt stöd att tillgå ”fysiskt nära” chefen.

                  • Stämmer mycket dåligt
                  • Stämmer ganska dåligt
                  • Stämmer i viss mån
                  • Stämmer ganska bra
                  • Stämmer mycket bra

                    Assistent/sekreterare som finns fysiskt nära, t ex i samma byggnad/samma våningsplan, underlättar för chefen att få operativt stöd och avlastning med administrativa uppgifter.

                    3 / 8

                    Det finns specialister att tillgå vid behov, t ex HR, ekonomi, juridiskt stöd.

                    • Stämmer mycket dåligt
                    • Stämmer ganska dåligt
                    • Stämmer i viss mån
                    • Stämmer ganska bra
                    • Stämmer mycket bra

                      Den verksamhetsnära chefen är något av en generalist och ska ha kunskap inom många olika områden. Samtidigt kan chefen inte kunna allt, därför är det viktigt att ha tillgång till specialister i så kallade stödfunktioner.

                      4 / 8

                      De materiella resurserna, ex. bilar och lokaler, och servicen av dem är anpassad till verksamhetens behov.

                      • Stämmer mycket dåligt
                      • Stämmer ganska dåligt
                      • Stämmer i viss mån
                      • Stämmer ganska bra
                      • Stämmer mycket bra

                        Service och underhåll samt planeringen av denna, kan ta mycket av den verksamhetsnära chefens tid.

                        5 / 8

                        IT-systemen, t ex digitaliserade appar och processer, är anpassade till verksamhetens behov (ej för många, och de som finns underlättar arbetet)

                        • Stämmer mycket dåligt
                        • Stämmer ganska dåligt
                        • Stämmer i viss mån
                        • Stämmer ganska bra
                        • Stämmer mycket bra

                          Många, dåligt fungerande eller inkompatibla datasystem har visat sig vara en stor tidstjuv för många chefer. Det är inte heller alltid självklart att dessa system bidrar med underlag som underlättar chefens ledning och styrning av verksamheten.

                          6 / 8

                          Det finns fungerande IT-support.

                          • Stämmer mycket dåligt
                          • Stämmer ganska dåligt
                          • Stämmer i viss mån
                          • Stämmer ganska bra
                          • Stämmer mycket bra

                            Att få konkret ”hands on” hjälp vid IT problem värderas högt av många chefer.

                            7 / 8

                            Det finns fungerande stödsystem för bemanningsfrågor, som nyrekrytering, och vikarieanskaffning.

                            • Stämmer mycket dåligt
                            • Stämmer ganska dåligt
                            • Stämmer i viss mån
                            • Stämmer ganska bra
                            • Stämmer mycket bra

                              Om den verksamhetsnära chefen inte har tillgång till stöd för att lösa praktiska problem behöver den tiden tas från andra arbetsuppgifter. Arbetsuppgifter som i större utsträckning är en del av chefsuppdraget och bidrar till att föra verksamhetens utveckling framåt.

                              8 / 8

                              Det finns fungerande joursystem. (Om verksamheten pågår dygnet runt)

                              • Stämmer mycket dåligt
                              • Stämmer ganska dåligt
                              • Stämmer i viss mån
                              • Stämmer ganska bra
                              • Stämmer mycket bra

                                Om den verksamhetsnära chefen inte har tillgång till stöd för att lösa praktiska problem behöver den tiden tas från andra arbetsuppgifter. Arbetsuppgifter som i större utsträckning är en del av chefsuppdraget och bidrar till att föra verksamhetens utveckling framåt.

                                Cirka 20 minuter

                                Summera era slutsatser

                                Grön illustration av en hand som håller i en checklista med en penna framför.

                                Sammanfatta och dokumentera era viktigaste slutsatser och formulera några medskick som kan underlätta kommande förändringsarbete.

                                GÖR SÅ HÄR

                                • Sammanfatta organisationens styrkor och svagheter.
                                • Prioritera 1–3 områden som organisationen bör fokusera på.
                                • Ge några förslag på konkreta åtgärder inom respektive område.

                                Egna noteringar

                                Bra jobbat!

                                Nu har ni tillsammans kommit överens om utvecklingsområden och åtgärder som kommer att förbättra chefernas organisatoriska förutsättningar.

                                Grön illustration av tre tummar upp och konfetti.