Förändra
Vad behövs för ett lyckat förändringsarbete? I filmen om Västra Söderbotten lyfts några framgångsfaktorer.
Se filmen Förändra (1,5 min)Förändra chefers förutsättningar
Arbetsmiljö, hälsa och kvalitet hänger ihop med hur ramarna för verksamheten är utformade. I det här avsnittet får ni kunskap om betydelsefulla faktorer som underlättar arbetet med att utveckla chefers organisatoriska förutsättningar.
Ni har redan gått igenom vad chefers organisatoriska förutsättningar handlar om och haft möjlighet att påbörja samtalet om nuläget i den egna organisationen. Ni har själva bäst koll på hur verksamheten fungerar och vad som är möjligt hos just er. Därför kommer de åtgärder som har bäst effekt variera beroende på verksamhet. För att underlätta kommande process ger det här avsnittet kunskap för att förbereda för ett utvecklingsarbete.
Systematiskt arbetssätt
Ett systematiskt arbetssätt gör det enklare att genomföra relevanta åtgärder. Arbetssättet ger utrymme för lärande under hela utvecklingsarbetet och
leder till ständiga förbättringar.
När man genomför åtgärder behöver man ta hänsyn till såväl andra utvecklingsarbeten i organisationen som till händelser i omvärlden. Andra förutsättningar som kan påverka möjligheten att lyckas är tid, resurser och möjlighet till engagemang. Systematiken ökar möjligheten att samverka, avgränsa utvecklingsarbetet och prioritera åtgärder.
Den klickbara modellen visar hur ett systematiskt arbetssätt och utveckling av chefers förutsättningar hänger ihop. Den kan ni återvända till under ert utvecklingsarbete för att påminna er om var i processen ni befinner er.
Systematiskt arbetssätt
Chefoskopet bygger på ett systematiskt arbetssätt som både hör ihop med Chefiosforskningen och ett systematiskt arbetsmiljöarbete – SAM.
Klicka vidare i modellen för att läsa mer.
Kunskaper
I Kunskapsdelen får ledningsgrupper kunskaper om ämnet – vad chefers organisatoriska förutsättningar handlar om och hur de kan utforskas och förändras. Det ger möjlighet att, med hjälp av kunskapen, tillsammans reflektera över chefers arbetsmiljö. Fundera på:
- Vad är viktigt för oss att prata om utifrån kunskaperna?
- Vad skulle vi behöva titta närmare på i vår organisation?
Kartlägga
Kartläggningarna är till för att ni ska få en nulägesbild att utgå ifrån och samlar information från olika källor. Förarbetet ligger i att bestämma vad och hur.
Efter kartläggningarna sammanställs resultatet. Fundera på:
- Var i organisationen skulle en kartläggning av chefernas förutsättningar göra bäst nytta?
- Vilka behöver involveras?
Analysera
Analysen ger er tillfälle att belysa resultatet. Den utgår från resultaten från kartläggningen. Fundera på:
- Vad fungerar bra i dagsläget?
- Vilka risker eller problem framkom i kartläggningen?
- Vilka kan konsekvenserna bli om ingenting förändras?
- Vilka mål vill vi sätta för hur vi vill ha det?
Åtgärda
En eller flera handlingsplaner upprättas för att prioritera åtgärder som sedan planeras och genomförs. Handlingsplanen utgår från analysen. Fundera på:
- Vad vill vi göra på kort och lång sikt för att nå målen?
- Vilka alternativ finns för att nå målen?
- Vad är möjligt?
- Hur och när genomförs åtgärderna?
- Hur och när följs åtgärderna upp?
Följa upp
Uppföljningar ger er tid för reflektion och utvärdering av handlingsplanen. Det handlar om att kvalitetssäkra arbetet i syfte att förbättra och utveckla verksamheten. Fundera på:
- Vad blev resultatet av åtgärderna?
- Vad ska vi fortsätta göra?
- Vad kan vi göra annorlunda?
- Hur har samarbetet fungerat?
- Behöver vi mer kunskap inom något område?
Samverkan
Involvera lokala parter i beslutet om syfte, mål och genomförande av utvecklingsarbetet. Prata regelbundet igenom arbetssätt för att säkerställa bred förankring och brett engagemang. Ta hänsyn till eventuella samverkansavtal och arbetsmiljölagstiftning. Fundera på:
- Vilka ska vara med i arbetet?
- Hur ska vi arbeta tillsammans?
- Vilka påverkas?
Dialog
Vad är viktigt för oss att tänka på för att kunna vara uthålliga under ett utvecklingsarbete?
Erfarenheter av förändringsarbete
Att driva utvecklingsarbete i offentlig förvaltning kan vara komplicerat. Det är många faktorer som påverkar. Ibland får man kanske tänka om. Möt Hans Lindgren och Birgitta Roos som berättar om faktorer som hindrar eller möjliggör förändring. Känner ni igen er i deras exempel?
Dialog
Vilka erfarenheter har vi av lyckade förändringsarbeten? Vad var det som bidrog till att de blev så bra?
Vikten av tillit
För att lyckas med utvecklingsarbete behöver ledningsgrupp och nämnder eller styrelser ha tillit till varandra. Då kan de tillsammans tolka och prioritera bland de mål som finns. Tillit är ingenting som bara uppstår, men genom att föra dialog ökar kännedomen om varandras arbete. En dialog bör kännetecknas av samtal som handlar om strategiska beslut i relation till aktiviteter som pågår i verksamheten. Vad betyder målen för er? Vilka arbetsuppgifter och resurser behövs för att nå målen? Med tillit ökar chefers handlingsutrymme och därmed möjligheterna att genomföra önskvärda förändringar.
Möjligheterna att föra dialog med politiker varierar i olika organisationer. Antalet medarbetare, administrativt stöd, chefens status i organisationen och geografisk närhet till politiker påverkar hur mycket utrymme det finns för dialog. Vissa av dessa förutsättningar går att påverka.
Dialog
Hur brukar dialogen med nämnderna eller styrelsen fungera? Hur kan den stärkas?
Så gör andra
Ta del av erfarenheterna från tre Skånekommuners arbete med att utveckla sina chefers organisatoriska förutsättningar med stöd av Chefoskopet. I filmerna berättar kommunrepresentanter om sina handlingsplaner.
Burlöv
Kommunen satsar på att se över antal medarbetare per chef, skapa ett gemensamt basuppdrag för chefer och förbättrad projektlednings-handbok för chefer.
Kävlinge
Kommunens handlingsplan handlar bland annat om antal medarbetare per chef, en översyn av mötesforum och kommunikationsstrukturer och utvecklat verksamhetsstöd.
Lomma
Kommunen sätter bland annat mål för att chefer ska ha god förståelse för sitt uppdrag, rimligt antal medarbetare samt ett utvecklat samarbete mellan stab och förvaltningarna.
Det är möjligt att förändra
När chefer får rätt förutsättningar att göra sitt jobb på ett bra sätt, skapas en bra arbetsmiljö för alla medarbetare. Chefer med rätt organisatoriska förutsättningar har utrymme att skapa riktning, motivation och stolthet hos medarbetarna och bättre resultat för medborgarna. De har möjlighet att vara närvarande och kan tidigt identifiera och agera på signaler om ohälsa. De kan sätta gränser för uppdraget – erbjuda möjlighet till avlastning, ge feedback och uppmärksamma goda prestationer. De har helt enkelt bättre förutsättningar att utveckla verksamhetens människor och resultat.
Chefoskopets kunskapsdel har definierat vad chefers organisatoriska förutsättningar handlar om och hur dessa områden kan utforskas för att ge en bild av nuläget. Ni har också tagit del av vilka faktorer och erfarenheter som är betydelsefulla inför ett kommande systematiskt utvecklingsarbete. Nu kan ni gå vidare med ett utvecklingsarbete för att förbättra förutsättningarna för era chefer. När ni har utsett en processägare och en processledare så kan arbetet med Chefoskopets nästa del, Metoder, börja.
Lycka till!
