Inventera behov
Finns det någon del av organisationen som behöver utvecklas? För att veta det behöver ni först ta reda på hur det ser ut.
Skapa översikt
Syftet med behovsinventeringen är att identifiera var behovet av ett utvecklingsarbete kring chefernas förutsättningar är som störst. Det kan ni se genom att jämföra fakta som kan förklara skillnaderna. Det handlar om att se:
- Vilka verksamhetsområden, eller andra relevanta indelningar, som verkar ha bättre respektive sämre förutsättningar.
- Vilka styrkor och svagheter dessa har.
- Vilka som bör prioriteras för att kartläggs närmare.
Välj delar eller helheten
Börja med att ta ställning till om alla verksamhetsområden inom organisationen ska inventeras. Fördelen med att inventera helheten är att det blir lättare att se hur förutsättningarna skiljer sig åt. Underlagen hjälper er sedan att motivera och legitimera vilka verksamhetsområden ni ska gå vidare med, och underlättar även i förankringen.
För att kunna se hur behoven skiljer sig åt kan ett verksamhetsområde, till exempel äldreomsorgen, behöva delas in i mindre delar som hemtjänst och särskilt boende, eller någon typ av geografisk indelning.
Om ni redan vet var behoven är störst är det ändå bra att fylla i de delar av formuläret som handlar om organisatoriska förutsättningar, eftersom de siffrorna används i aktiviteten Kommunikationsvägar och stöd.
Samla in fakta
Före aktiviteten: Titta igenom formuläret och fundera över var, eller hos vem, du kan hitta den information som efterfrågas. Tänk på att de indikatorer och nyckeltal som finns med är förslag, om ni redan har och använder er av andra så ta dem istället. Det viktiga är att samma typ av mått används i alla behovsinventeringar.
Under aktiviteten: Samla in data från verksamhetssystem och i samtal med stödfunktioner. Det behövs ett formulär per indelning. Dokumentation från formulären används som underlag i analysen och som stöd i dialog med högre ledningsnivåer.
Dokumentation från formulären används som underlag i analysen, och senare som stöd i dialog med högre ledningsnivåer.
Analysera och besluta
I analysen jämförs behovsinventeringar från olika delar av organisationen med varandra. Målet är att upptäcka nyckeltal och samband som signalerar att någon del av organisationen behöver utvecklas. Fundera över om det finns ytterligare information som ni kan ha användning av. Det kan vara politiska beslut, andra undersökningar
och rapporter, information från medarbetarundersökningar eller liknande.
Den första delen av formuläret belyser faktorer som kan påverka hur chefsuppdragets förutsättningar ser ut. I den andra delen finns områden som kan beskrivas som indikatorer på, eller konsekvenser av, tillräckliga eller otillräckliga organisatoriska förutsättningar.
Analysen handlar om att dra slutsatser om hur de båda delarna hänger ihop och vad det säger om behovet av ett utvecklingsarbete. Förutom processledare och processägare kan det vara bra att ytterligare kompetenser är med i detta arbete.
Den färdiga analysen blir underlag för hur ni beslutar att gå vidare. Om ni väljer att fortsätta utvecklingsarbetet kommer analysen och delar av behovsinventeringen användas som stöd för kommande dialog med övergripande ledning.
Att tänka på när ni analyserar
Det finns många faktorer som kan påverka vilket verksamhetsområde som bör prioriteras, men det är viktigt att analysen görs utifrån chefens perspektiv, verksamhetens art och de lokala omständigheter som präglar verksamheten i den aktuella indelningen. Innan ni bestämmer er för vilka delar av organisationen ni vill kartlägga närmare kan det vara bra att tänka igenom om:
- Det finns pågående arbeten eller satsningar som gör det mer eller mindre lämpligt att påbörja arbetet just där?
- Det finns en vilja och ett engagemang att göra det arbete som krävs?
För att ha argument och kunna motivera val av indelning kan det vara bra att fundera över vilka konsekvenserna blir om identifierade behov inte åtgärdas. Tänk in tjänstemottagarens, medarbetarens, organisationens och den enskilde chefens perspektiv. Hur många personer påverkas och på vilket sätt? Vilka är konsekvenserna på kort respektive lång sikt?