Processled Kunskaper
Här finns processledarstöd för dig som ska leda en grupp genom Chefoskopets del Kunskaper.
Ett stöd för att underlätta
För dig som är utsedd processledare finns här information och tips som kan underlätta i arbetet med denna del av Chefoskopet. Du får en översikt av de tre avsnitten Förstå, Utforska och Förändra och vad som är tanken bakom dessa. Du får också veta vad din roll som processledare innebär och vilka uppgifter du har i arbetet.
Din roll
Som processledare för Kunskapsdelen ansvarar du för att leda en grupp genom de tre avsnitten. Ni kommer att bygga upp en gemensam förståelse för vad organisatoriska förutsättningar för chefer handlar om och skapa samsyn om vad som präglar er organisations befintliga syn på chefer och deras arbetssituation. Det handlar också om att skapa en medvetenhet för ledningsgruppen om vad de behöver göra för att utveckla chefernas organisatoriska förutsättningar.
Dina uppgifter är till exempel att:
- Planera och leda gruppen.
- Utmana organisationen med nya tankar utifrån innehållet, uppmana till nyfikenhet och inte försvar.
- Bidra med metoder för att skapa engagemang och lärande.
- Skapa förutsättningar för dialog och delaktighet.
- Återkomma till syfte och mål vid flera tillfällen.
Innehåll
Kunskapsdelen vänder sig främst till ledningsgrupper som har möjlighet att påverka verksamhetsnära chefers förutsättningar i organisationen, vilket oftast innebär en ledningsgrupp på övergripande nivå.
Det är bra om alla har sett introduktionsfilmen på Startsidan innan ni kör igång arbetet med Chefoskopet. Antingen genom att skicka med en länk till filmen i inbjudan till första mötestillfället, eller genom att börja första mötet med att se den. Filmen visar resultatet av ett förändringsarbete i det fiktiva
Västra Söderbotten och är en bra ingång till att förstå vad organisatoriska förutsättningar handlar om.
Förstå
Vad behövs för att chefer ska må bra i sin roll och kunna utföra sitt uppdrag? Avsnittet Förstå ger kunskap om vad organisatoriska förutsättningar handlar om och stöd för att samtala om vilka synsätt som finns i organisationen.
Utforska
Hur ser det ut i organisationen? Med en gemensam bild av chefers förutsättningar i den egna organisationen finns det goda möjligheter att utveckla dem. Avsnittet Utforska ger kunskap om vilka aspekter av organisationen som är betydelsefulla att utforska för att tillsammans skapa ett faktabaserat underlag för kommande förändringsarbete.
Förändra
Vad påverkar ett förändringsarbete? I det sista avsnittet ligger fokus på vilka erfarenheter och faktorer som är betydelsefulla för att tänka klokt inför planering av ett utvecklingsarbete av chefers organisatoriska förutsättningar.
Stationer
Avsnitten Förstå, Utforska och Förändra är uppdelade i ett antal stationer och rekommenderas att göras i den ordning de kommer. Dock är stationerna fristående och upplägget kan därför anpassas vid behov.
Stationerna består av:
- Forskningsresultat i form av filmer, poddar och infografik.
- Stöd för dialog och reflektion.
- Artiklar om hur andra arbetat med chefers förutsättningar.
- Erfarenheter och lärdomar från de som jobbat med hållbara förändringar.
Planera
Gå igenom de tre avsnitten, station för station, innan du gör ett upplägg för att se om det finns frågor som gruppen kan behöva ägna mer, eller mindre, tid åt. Planera sedan de olika mötestillfällena utifrån gruppens behov. Huvudsaken är att tillsammans bygga upp en gemensam förståelse för ämnesområdet och skapa förutsättningar för dialog.
Innan arbetet drar igång behöver arbetet förankras i ledningsgruppen och i organisationen. Det handlar bland annat om att:
- Informera om syfte och mål.
- Beskriva bakgrund till att arbetet startar.
- Beskriva hur Chefoskopet blir ett stöd i processen.
- Öka samverkan och delaktigheten i organisationen.
Tidplan
Gör en tidplan och tänk in helheten redan från början. Boka in tre tillfällen med ledningsgruppen – ett per avsnitt Förstå, Utforska och Förändra. En rekommendation är det inte går alltför lång tid mellan tillfällena för att hålla begrepp och dialog aktuellt. Planera gärna in även ett tillfälle för uppmärksamma alla chefer i organisationen på ämnet, till exempel vid gemensam chefsdag.
Processledarens tidsåtgång
Kunskapsdelen sträcker sig över två till fyra månader. Du behöver avsätta tid för att gå igenom material, planera och genomföra mötestillfällen med gruppen, men även för att sammanfatta och dokumentera efter varje tillfälle. Klargör din roll tillsammans med din uppdragsgivare, det kan underlätta tidsuppskattningen.
Gruppens tidsåtgång
Det tar cirka två till tre timmar att genomföra respektive avsnitt av Förstå, Utforska och Förändra, men avsätt gärna en halvdag per avsnitt för att skapa utrymme för värdefull dialog. I varje avsnitt finns stationer som tar 10 till 50 minuter att göra beroende på hur ni väljer att disponera tiden.
Avsnitten i Kunskaper är utvecklade för att visas med hjälp av projektor och stor skärm. Bäst blir det med helskärmsläge i webbläsaren. Testa gärna tekniken innan verktyget ska användas i grupp för att se om filmer, poddar och högtalare fungerar. Chefoskopet är utvecklat för att passa i:
- Internet Explorer 11 och uppåt
- Google Chrome
- Firefox
- Safari på IOS telefon och läsplatta
- Chrome på Android telefon och läsplatta
Allt börjar med att förstå
I första avsnittet av Chefoskopet – Förstå – skapar ni en gemensam förståelse för vad chefers organisatoriska förutsättningar handlar om. Där lägger ni en grund inför kommande arbete.