Processled Metoder
Här finns processledarstöd för dig som ska leda arbetet genom Chefoskopets del Metoder.
Ett stöd för dig som leder
För dig som är utsedd processledare finns här information och tips som kan underlätta i arbetet genom denna del av Chefoskopet. Du får en översikt av de fyra stegen Inventera behov, Kartlägga, Dela värld samt Åtgärda och följ upp. Du får också veta vad din roll som processledare innebär och vilka uppgifter du har i arbetet.
Din roll
Som processledare ansvarar du för att planera och leda arbetet genom processen. Tillsammans med processägaren ser ni till att arbetet går framåt och leder till det ni har bestämt. Detaljerad information finns inför varje steg genom hela processen.
När en organisation går in i ett utvecklingsarbete krävs det att den övergripande ledningen förstår sitt ägarskap av frågorna och är involverade i arbetet. Men för att förändra övergripande strukturer så att de även blir hållbara så behöver olika intressenter, som till exempel chefer, stödfunktioner, politiker och fackligt aktiva, samarbeta. Då är din roll att bidra med metoder som ger alla möjlighet att komma till tals, skapa förutsättningar för engagemang och bädda för ett klimat där många perspektiv ryms. Det är även du tillsammans med processägaren, som förankrar arbetet hos de olika intressenterna.
Dina uppgifter är till exempel att:
- Säkerställa att arbetet kontinuerligt förankras i organisationen.
- Planera in aktiviteterna i en tidplan.
- Leda grupperna genom aktiviteterna.
- Sammanställa och analysera resultat.
- Presentera resultat och ge feedback till ledningsgrupper.
- Koordinera arbetet tillsammans med processägare.
Översikt
Bilden visar arbetsprocessens gång där varje steg är indelad i tre olika faser: Förbered, Aktivitet och Analys. Den visar också när information ska samlas in, enkäter skickas ut och grupper träffas.
Innehåll
Metoder är ett stöd för att genomföra en systematisk kartläggning och analys av chefers organisatoriska förutsättningar. Den innehåller enkäter och aktiviteter som vänder sig till verksamhetsnära chefer.
Processen följer samma systematik som ett systematiskt arbetsmiljöarbete och börjar med en behovsinventering som leder vidare till en fördjupad kartläggning, en gemensam analys och till sist handlingsplaner med de åtgärder som föreslås.
Inventera behov – behöver något utvecklas?
Syftet med en behovsinventering är dels att få en bild av organisationen som helhet och dels att identifiera var behovet av ett utvecklingsarbete kring chefernas förutsättningar är som störst, och därmed skulle göra mest nytta. För behovsinventeringen krävs tillgång till olika verksamhetssystem och nyckelpersoner som kan ge information om olika verksamheter.
Kartlägga – undersök chefernas förutsättningar
I tre olika kartläggningar finns instruktioner för att förbereda, genomföra och analysera chefers organisatoriska förutsättningar. De baseras på Chefiosforskningens frågeområden: Hur har cheferna det? Vad gör cheferna? Hur ser kommunikationsvägar och stöd ut?
Kartläggningarna görs med hjälp av enkäter som besvaras av berörda verksamhetsnära chefer. Dessa följs upp i aktiviteter där gruppen samtalar om kartläggningens
resultat och hur det påverkar verksamheten. Det ger er en uppfattning om organisationens styrkor och utvecklingsbehov – vad som fungerar bra och vad som skulle kunna bli bättre. I aktiviteterna deltar de chefer som svarat på enkäten tillsammans med sin närmaste chef.
Den sista aktiviteten som handlar om kommunikationsvägar och stöd genomförs vid ett tillfälle av verksamhetsnära chefer, och av övergripande ledning och chefer för stabsfunktioner vid ett annat tillfälle. Det här görs för att kunna jämföra om bilden av hur det ser ut stämmer eller skiljer sig åt. Processledare och processägare analyserar och sammanställer resultaten gemensamt.
Dela värld – analysera tillsammans
I aktiviteten Dela värld samlas de olika chefsnivåerna som varit med i tidigare aktiviteter tillsammans med processägare och andra nyckelpersoner från stabsfunktioner
för att titta på helheten av vad kartläggningarna visat. Här prioriteras gemensamma utvecklingsbehov för organisationen. Som processledare förbereder du en presentation av resultaten och planerar för ett gemensamt samtal där många perspektiv får ta plats.
Åtgärda och följ upp – skapa handlingsplaner
Åtgärda och följ upp består av två aktiviteter: en för att ta fram och en för att följa upp handlingsplaner. De handlingsplaner som tas fram ska ägas av chefer med rätt befogenheter, mandat och resurser. Processägaren bär ansvaret för att de underlag som tagits fram i arbetet med Chefoskopet håller rätt kvalitet. Som processledare kan du på olika sätt vara ett bra stöd i det arbetet, dels när det gäller att ta fram bra underlag och dels när det gäller det fortsatta arbetet med att kommunicera och driva organisationens utvecklingsarbete.
Planera
Utgå från organisationens behov och förutsättningar när du planerar och gör ett upplägg. En rekommendation är att följa den beskrivna processen och genomföra alla aktiviteter i den ordning de presenteras.
Chefiosforskningen visar att organisationer som förankrar utvecklingsarbetet och resultaten av det skapar ett större handlingsutrymme för genomförande av förändringar. Gör en kommunikationsplan med hjälp av dessa frågor:
- Vem eller vilka behöver känna till arbetet?
- Vem eller vilka kommer ingå i arbetet?
- Vad behöver de olika intressenterna veta?
- Vad ska de olika intressenterna göra?
- När kommunicerar vi?
- På vilket sätt kommunicerar vi? På möten, via e-post, intranät eller på annat sätt?
Att förankra och kommunicera kring Chefoskopet handlar om att:
- Informera om syfte och mål med arbetet.
- Beskriva bakgrund och behovet av ett utvecklingsarbete.
- Beskriva hur arbetet med Chefoskopet blir ett stöd i processen.
- Öka samverkan och delaktigheten i organisationen.
- Berätta om resultat och de förändringar ni vill göra.
Tidplan
Gör en grov tidplan för helheten redan från början. Säkerställ att tid och resurser avsätts för alla inblandade, både verksamhetsnära chefer och deras chef, övergripande ledning och chefer för stabsfunktioner. Ta hänsyn till omvärldsfaktorer och andra processer i verksamheten som upptar chefernas tid.
Processledarens tidsåtgång
Räkna med att uppdraget sträcker sig över minst fyra och upp till tio månader. Du behöver avsätta tid för att förbereda enkätutskick, planera och genomföra aktiviteter. Varje aktivitet tar cirka två timmar att genomföra. Hur många aktiviteter det blir beror på hur många grupper du arbetar med och hur många processledare ni är. Du behöver också tid för att sammanfatta och dokumentera efter varje tillfälle. Dokumentationen innefattar ibland att sammanställa resultatet så att det går att presentera och kommunicera till andra.
En viktig del i processen är förankring av arbetet, vilket bör ske löpande och med olika intressenter. Använd kommunikationsplanen för att hålla koll på när i tid som vad behöver göras. Klargör din roll tillsammans med din uppdragsgivare, det kan underlätta tidsuppskattningen för ditt uppdrag.
Deltagarnas tidsåtgång
Varje grupp med verksamhetsnära chefer behöver avsätta tid för att fylla i en enkät om krav och resurser, samt tid för att föra en enkel loggbok under fem arbetsdagar. Utöver det behövs cirka två timmar per aktivitet vid fyra tillfällen. Deras närmaste chef behöver också avsätta tid för deltagande i aktiviteterna.
Övergripande ledning och chefer för stabsfunktioner som ska delta i aktiviteterna Kommunikationsvägar och stöd och Dela värld behöver avsätta fyra timmar fördelat på två tillfällen. De ledningsgrupper som får ansvar för handlingsplanerna behöver även avsätta tid för att genomföra åtgärder och följa upp dessa.
Aktiviteterna är utvecklade för att visas med hjälp av projektor och stor skärm. Bäst blir det med helskärmsläge i webbläsaren. Testa gärna tekniken innan verktyget ska användas i grupp för att se om filmer, poddar och högtalare fungerar. Chefoskopet är utvecklat för att passa i:
- Internet Explorer 11 och uppåt
- Google Chrome
- Firefox
- Safari på IOS telefon och läsplatta
- Chrome på Android telefon och läsplatta