Välkommen
Att utveckla chefers organisatoriska förutsättningar är enklare med hjälp av Chefoskopet. I filmen om den fiktiva organisationen Västra Söderbotten visas resultatet av ett lyckat förändringsarbete.
Se filmen Start (2 min)Ett stöd för utvecklingsarbete
Chefoskopet är ett verktyg som sätter fokus på chefers organisatoriska arbetsmiljö och vänder sig till ledningsgrupper på flera nivåer. Syftet är att skapa förutsättningar för att chefer ska kunna utföra sitt uppdrag och samtidigt må bra. En väl fungerande organisation gynnar både chefer, medarbetare och verksamheten. De kunskaper och metoder som presenteras bygger på resultat och erfarenheter från forskningsprojektet Chefios.
Bakom verktyget står Suntarbetsliv som drivs av arbetsmarknadens parter inom kommun, region och kommunala företag.
Ett verktyg med två delar
Chefoskopet är uppdelat i två delar, Kunskaper och Metoder, som delvis vänder sig till olika målgrupper.
Kunskaper är en bra grund för övergripande ledning som behöver skapa samsyn kring vad organisatoriska förutsättningar handlar om och vilka synsätt som finns i den egna organisationen. När grunden är lagd handlar nästa del, Metoder, om att undersöka hur det faktiskt ser ut för de verksamhetsnära cheferna för att sedan kunna prioritera och fatta kloka beslut om åtgärder.
Kunskaper
Målgrupp
Ledningsgrupper som kan påverka verksamhetsnära chefers förutsättningar.
Mål
- Få kunskap och begrepp som behövs för att arbeta med chefers organisatoriska förutsättningar.
- Skapa samsyn om organisationens syn på chefer, deras uppdrag och roll.
- Skapa medvetenhet om ledningens roll i ett utvecklingsarbete med Chefoskopet.
Metoder
Målgrupp
Processledare som ska leda ett utvecklingsarbete.
Mål
- Beskriva hur verksamhetsnära chefers organisatoriska förutsättningar ser ut.
- Skapa samsyn i organisationen kring den nulägesbild som tas fram.
- Skapa ett faktabaserat underlag inför beslut om vad organisationen ska prioritera, åtgärda och följa upp.
En översikt av Chefoskopet
Kunskaper består av avsnitten Förstå, Utforska och Förändra. Hur lång tid den delen tar att genomföra beror på hur ni lägger upp arbetet. En rekommendation för att hålla arbetet aktuellt för alla inblandade är att det inte går alltför lång tid mellan de tillfällen ni ses.
Metoder består av fyra steg i en sammanhängande process: Inventera behov, Kartlägga, Dela värld samt Åtgärda och följ upp. Hur lång tid den här delen av Chefoskopet tar beror på hur ni lägger upp arbetet utifrån det syfte och mål ni tar fram. Tidsåtgången beror också på hur många verksamhetsnära chefer som ska ingå i kartläggningen och hur tätt ni bokar in aktiviteterna.
Till respektive del finns ett stöd till processledaren. I Metoder ligger även instruktioner i direkt anslutning till de olika aktiviteterna.
Bra att tänka på innan ni börjar
- Börja inte kartlägga och åtgärda innan det finns en tydlig förankring på högsta nivå i organisationen.
- Fokusera på organisation och inte individ. Kunskapsdelen bidrar till förståelse för det organisatoriska perspektivet.
- Inled gärna arbetet med att göra alla chefer uppmärksamma på ämnet, till exempel vid gemensamma chefsdagar.
- Kartläggning skapar förväntningar på förändring, och utvecklingsarbete tar tid. Det gäller att både hålla ut och hålla i.
- Involvera lokala parter i beslutet om syfte, mål och genomförande av utvecklingsarbetet.
De viktigaste delarna
I filmen berättar Malin Ljungzell om det ni behöver tänka på inför arbetet med Chefoskopet. Här får ni veta vilka delar i verktyget som är viktigast att fokusera på för att arbetet ska bli framgångsrikt. I filmen visas ett antal bilder som går att ladda ner (pdf).
Ett systematiskt arbetssätt
Chefoskopet är uppbyggt enligt ett systematiskt arbetssätt: kartlägga, analysera, åtgärda och följa upp. Kunskaper är grunden för hela arbetet.
Om forskningen bakom
Chefoskopet bygger på Chefios, ett omfattande forsknings- och utvecklingsprojekt. Mer om Chefios, poddar med forskarna och publikationer finns här.
Roller i utvecklingsarbetet
Ett aktivt utvecklingsarbete behöver förankring och stöd i flera delar av organisationen. Tänk igenom vilka som är viktiga att involvera för att få ett hållbart resultat. Bilden nedan är klickbar och förklarar hur begrepp används i Chefoskopet. Gå igenom den för att se vem eller vilka hos er som har dessa roller. Finns det till exempel en beställare som ger ett uppdrag? Vem har mandat att fatta beslut, och hur ser ert samverkanssystem ut?
Processägare
Representant, från den övergripande ledningen, som på uppdrag av politiker, högsta tjänsteman eller den övergripande ledningen tilldelats ägarskap över arbetet med Chefoskopet.- Initierar och planerar arbetsprocessen samt säkrar finansiering.
- Rekryterar, och formulerar uppdragsbeskrivning för processledare.
- Säkerställer att arbetsprocessen och resultat förankras på relevanta nivåer.
- Ansvarar för samverkan kring syfte, mål, arbetsprocessens upplägg och resultat.
- Säkerställer att genomförandeplanen motsvarar beställningen.
- Fattar beslut vid svårare prioriteringar eller hinder.
- Deltar i relevanta aktiviteter, som till exempel analyser och sammanfattningar.
- Förankrar och legitimerar arbetet med Chefoskopet i organisationen.
Processledare
Person eller personer som planerar och driver arbetet med Chefoskopet.- Förbereder och leder aktiviteter i Kunskapsdelen.
- Förbereder och leder kartläggningar och aktiviteter i Metoddelen.
- Sammanställer och analyserar resultat tillsammans med bland annat processägaren.
- Förankrar arbetet kontinuerligt med processägaren.
Beställare
Förtroendevalda politiker eller högsta tjänstemän med mandat att fatta beslut om verksamhetens finansiering, organisering och bemanning. Beställaren kan delegera hela eller delar av sitt ansvar till processägaren, organisationens högsta tjänsteman eller den övergripande ledningen.- Värderar organisationens behov av Chefoskopet, beställer behovsinventering och fördjupad kartläggning.
- Godkänner och finansierar arbetsprocessen och genomförandet av den övergripande handlingsplanen.
- Följer upp den övergripande handlingsplanen och dess effekter.
Övergripande ledning
Ledningsgrupp med chefer på A-nivå, direkt underställd politisk nämnd eller styrelse med övergripande ansvar för organisationen eller ett verksamhetsområde. Exempelvis ledningsgrupper med kommunchef, regiondirektör, förvaltnings- och divisionschefer eller VD. Chefer för stabsfunktioner kan även ingå.- Deltar i aktiviteter i Kunskapsdelen.
- Deltar i vissa aktiviteter i Metoddelen.
- Ansvarar för genomförande och uppföljning av den övergripande handlingsplanen.
Verksamhetsnära chefers chef
Chef på B-nivå som leder verksamhetsnära chefer och har ett övergripande ansvar. Exempelvis avdelningschefer, verksamhetschefer eller motsvarande som i regel är direkt underställd förvaltningschef eller VD.- Deltar i aktiviteter i Metoddelen.
- Ansvarar för handlingsplanen över de åtgärder som kan genomföras på avdelnings- eller verksamhetsnivå.
Samverkan
Består av arbetsplatsträffar* samt samverkansgrupper på övergripande och central nivå. Samverkansgrupper förutsätter ett lokalt samverkansavtal mellan arbetsgivaren och de fackliga arbetstagarorganisationerna. Saknas ett sådant gäller den arbetsrättsliga lagstiftningen – MBL och AML.- Bereder ärenden som rör verksamheten, dess utveckling och arbetsmiljö på relevant nivå. I genomförandet av Chefoskopet sker samråd förslagsvis före genomförande och beslut kring syfte, mål, arbetsprocessens upplägg och resultat.
Verksamhetsnära chefer
Chefer på C-nivå som leder medarbetare och har det övergripande ansvaret för personal, verksamhet och budget inom sin enhet, område eller avdelning. Exempelvis enhetschefer, rektorer och avdelningschefer.- Deltar i kartläggningar och aktiviteter i Metoddelen.
- Ansvarar för handlingsplanen över de åtgärder som kan genomföras på arbetsplatsnivå.
Förbered för ett hållbart utvecklingsarbete
- Formulera mål och syfte. Varför vill ni som organisation göra det här, vad vill ni uppnå? Hur kan arbetet kopplas till befintliga mål, strategier eller riktlinjer?
- Ta hänsyn till förändringar och omvärldsfaktorer som påverkar organisationen och upptar chefernas tid. Är det rätt tillfälle att påbörja arbetet med Chefoskopet just nu?
- Utse en processägare som har mandat och förtroende att ta det övergripande ansvaret, gärna en representant från den övergripande ledningen.
- Utse processledare och ge ett tydligt uppdrag utifrån vad ni vill uppnå.
- Tydliggör hur arbetet länkas till befintligt samverkanssystem. Under arbetets gång kan samverkansgrupper på olika organisatoriska nivåer bistå med värdefulla perspektiv.
- Gör en grov tidplan för hela arbetet. Lägg till förankringspunkter i planen. Säkerställ att tid och resurser avsätts för utvecklingsarbetet.
Utse en erfaren processledare
För att genomföra hållbara förändringar och utveckla övergripande strukturer i en organisation behöver olika intressenter samarbeta. För det första krävs det att övergripande ledning förstår sitt ägarskap av frågorna och är involverade i arbetet, men det behövs även en erfaren processledare som kan skapa förutsättningar för lärande och dialog.
Processledaren är den som planerar och driver arbetet framåt på uppdrag av processägaren. Det handlar också om att våga utmana organisationen med nya tankar och idéer, bidra med metoder som skapar förutsättningar för engagemang och som bäddar för ett klimat där många perspektiv ryms.
En processledare berättar
Vad är det viktigaste i rollen som processledare i ett utvecklingsarbete om chefers organisatoriska förutsättningar? Möt Susanne Rådqvist som berättar om sina erfarenheter.
Processledarens uppgift är bland annat att:
- Säkerställa att arbetet kontinuerligt förankras i organisationen.
- Planera, leda och genomföra aktiviteter.
- Sammanställa och analysera resultat tillsammans med processägaren.
- Presentera resultat till ledningsgrupper för att skapa engagemang och lärande.
- Koordinera arbetet tillsammans med processägaren.
- Vara en länk mellan olika nivåer och intressenter.
För att underlätta för processledaren är stödet uppdelat på de två olika delarna eftersom de vänder sig till olika målgrupper och har olika arbetssätt.
Kunskap är nyckeln
När ni väljer att jobba med Chefoskopet får ni stöd och hjälp för att utveckla chefers organisatoriska förutsättningar. Om chefen har bra förutsättningar utvecklas även verksamheten. Men allt handlar om att kunna förstå för att kunna ta reda på vad som behöver utvecklas.