Kartlägga
Hur ser egentligen chefernas förutsättningar ut för att kunna göra ett bra jobb? Det ska ni ta reda på nu.
Har cheferna rätt förutsättningar?
Arbetet med att kartlägga de verksamhetsnära chefernas organisatoriska förutsättningar delas in i tre områden: krav och resurser, arbetstidens fördelning och kommunikationsvägar och stöd.
Kartläggningarna görs med hjälp av enkäter som besvaras av berörda chefer och sedan följs upp i gruppaktiviteter. Innehållet bygger på tre av Chefiosforskningens frågeområden: Hur har cheferna det? Vad gör cheferna? Hur ser kommunikationsvägar och stöd ut?
I aktiviteterna undersöks vad resultaten från enkäterna säger om de organisatoriska förutsättningarna och hur det påverkar verksamheten. Det ger er en uppfattning om organisationens styrkor och utvecklingsbehov – vad som fungerar bra och vad som skulle kunna bli bättre. Till varje kartläggning och aktivitet finns en instruktion.
Förbered och förankra
En framgångsfaktor i allt utvecklingsarbete är att de inblandade ser behoven och känner sig delaktiga i beslut om vad som ska göras. Resultatet från behovsinventeringen kan vara en bra utgångspunkt vid förankring. Det verksamheter som föreslås att genomföra ett utvecklingsarbete behöver få veta är:
- Övergripande syfte och mål.
- Få en presentation av behovsinventeringen och de slutsatser som dragits, alltså varför den aktuella verksamheten har prioriterats.
- Vad kartläggningarna kommer att belysa.
- Att det är en fördel om chefernas chef deltar i aktiviteterna för att lyssna in och föra frågor vidare i organisationen.
När förankringen är genomförd ska förslag på gruppindelningar och tidplan göras. Två av kartläggningarna gör endast de verksamhetsnära cheferna. Den tredje, Kommunikationsvägar och stöd, gör både verksamhetsnära chefer och övergripande ledning.
Dokumentation från gruppaktiviteterna används som underlag och stöd i kommande dialog med högre ledningsnivåer.
Gör så här:
- Sätt dig in i de tre olika kartläggningarna.
- Gör gruppindelningar. För att alla ska komma till tals bör de bestå av maximalt tio personer, men minst fem eftersom enkätresultaten inte kan visas om det är färre än fem som svarat. Det är en fördel om gruppen är en befintlig ledningsgrupp så att förutsättningarna är någorlunda lika för alla. Det är också viktigt att alla i gruppen tillhör samma organisatoriska indelning och ingår under samma politiska nämnd.
- Gör en tidplan som omfattar de kartläggningar som ska göras. Är du processledare för flera grupper gör du en tidplan per grupp.
- Förankra upplägg och tidplan.
- Boka in mötestillfällen.
Hur har cheferna det?
I den första kartläggningen utforskas vilka krav och resurser cheferna upplever. Här delar deltagarna erfarenheter av hur balansen ser ut och hur detta påverkar arbetet som chef. Målet är att skapa en gemensam bild av hur situationen för gruppen som helhet ser ut.
Före aktiviteten: Deltagarna svarar på en enkät om krav och resurser. Resultatet sammanfattas i en grafik över organisationens styrkor, svagheter och utvecklingsområden.
Under aktiviteten: Deltagarna delar sina erfarenheter av hur balansen ser ut och hur det påverkar deras arbete. Målet är att skapa en gemensam bild av situationen för gruppen som helhet.
Aktivitet
Utforska balansen
Här träffas gruppen för att utforska vilka krav och resurser som finns och hur det påverkar arbetet. Målet är att skapa en gemensam bild över vad som behöver göras för att de krav som ställs och de resurser som finns ska vara i balans.
Vad gör cheferna?
I den andra kartläggningen utforskar ni vad cheferna lägger sin arbetstid på.
Före aktiviteten: Under fem dagar för cheferna loggbok över sin arbetstid. Det ger en bild av hur tiden fördelas mellan personal, budget, administration och verksamhet. Det visar också hur stor del av dagen som ägnas åt möten, vid datorn och åt förflyttningar.
Under aktiviteten: När allas loggböcker är klara samlas ni för en gemensam aktivitet i form av ett möte. Allas loggböcker är anonyma, men det är viktigt att cheferna har sina egna svar framför sig under mötet, som stöd för samtalet.
Under mötet kommer ni att prata om vad som påverkar vad cheferna lägger arbetstiden på, och ifall de har förutsättningar att ägna sig åt sådant som för verksamheten framåt. Målet är att skapa en gemensam bild av hur situationen ser ut och hur den kan utvecklas.
AKTIVITET
Utforska arbetstiden
Här träffas gruppen för att utforska hur arbetstiden fördelas och hur det påverkar arbetssituationen och verksamheten. Målet är att skapa en gemensam bild över vad som behöver göras för att utveckla chefernas förutsättningar.
Hur ser kommunikationsvägar och stöd ut?
I den tredje kartläggningen utforskas hur kommunikationsvägarna ser ut och vilket organisatoriskt stöd som finns tillgängligt. Den här aktiviteten gör både den deltagande chefsgruppen och den övergripande ledningen, var för sig.
Före aktiviteten: Förbered en presentation av den behovsinventering som gjordes inledningsvis. Om ingen behovsinventering gjordes så kan viss data ändå vara relevant att ta fram inför denna aktivitet.
Under aktiviteten: Deltagarna svarar tillsammans på ett antal frågor och slutsatserna av det blir gruppens resultat. Målet med aktiviteten är att det ska finnas två bilder av nuläget vad gäller tillgången till kommunikationsvägar och stöd: en utifrån de verksamhetsnära cheferna och en utifrån den övergripande ledningen.
Aktivitet
Två bilder av verkligheten
Aktiviteten görs parallellt av två olika chefsnivåer som utforskar kommunikationsvägar och organisatoriskt stöd. Målet är att ta fram två bilder över hur förutsättningarna för de verksamhetsnära cheferna ser ut.
Sammanställ och analysera
När kartläggningarna är gjorda ska en sammanställning göras som visar hur chefernas förutsättningar att utföra sitt uppdrag ser ut.
Gör så här:
- Sammanfatta resultaten från varje aktivitet, det vill säga huvudsakliga styrkor, svagheter och identifierade utvecklingsområden.
- Sammanfatta huvudsakliga medskick till kommande utvecklingsarbete.
- Om både verksamhetsnära chefer och övergripande ledning gjort aktiviteten Kommunikationsvägar och stöd så beskriv likheter och skillnader i deras bedömning.
Innan ni går vidare, säkerställ att:
- Processägaren har tagit del av och bidragit med sina perspektiv i analysen.